Framtidens arbetsplats

Den 28 december lämnade vi rapporten Den hybrida arbetsplatsen till rektor. Syftet med detta delprojekt var att samla in erfarenheter från återgången till en mer hybrid arbetsplats med ökat distansarbete. Vi skulle även identifiera områden som vi såg behövde stärkas och lämna förslag på hur det kan göras. Fokus har varit på teknisk och administrativ personal eftersom den gruppen sedan hösten 2021 har helt nya möjligheter att utföra en del av sitt arbete på distans.

Utifrån de intervjuer vi genomfört under 2022 är den övergripande bilden att införandet av distansarbete för TA-personal har gått mycket bra. Samtidigt har vi varit tillbaka på arbetsplatsen mindre än ett år och ännu inte sett de långsiktiga konsekvenserna av distansarbetet. Det är därför viktigt att fortsätta följa vad som händer på sikt.

Vi har identifierat två områden som viktiga att jobba vidare med. Det ena är att ge chefer och ledare stöd i att hantera den nya situationen. Det andra är att vi redan ser att den minskade närvaron på arbetsplatsen påverkar hur vi ser på vår lokalanvändning och det är nu viktigt att arbeta med lokalfrågor och den fysiska arbetsmiljön på ett medvetet sätt. Inom båda dessa områden, som är relevanta för såväl forskande och undervisande personal som TA-personal, pågår både löpande arbete i linjen och utvecklingsarbete i projektform. Vi ser därför inget skäl att föreslå ytterligare insatser.

Avslutningsvis konstaterar vi att de vi intervjuat uppskattade att universitetet snabbt fattade beslut om nya riktlinjer för distansarbete för TA-personal och att de anses fungerar väl. Möjligheten att arbeta på distans även för TA-personalen är en positiv förändring som rätt nyttjad gagnar såväl den enskilda medarbetaren som verksamheten och gör universitetet till en mer attraktiv arbetsgivare.

Läs rapporten Den hybrida arbetsplatsen

Med detta är projektet Framtidens arbetsplats avslutat och vi tackar alla som bidragit med tid och kloka tankar.

Projektet Framtidens arbetsplats är nu klar med sin första rapport som presenterats för rektor. Den avslutas med förslag på konkreta frågor som LU kan arbeta vidare med för att vara en långsiktigt attraktiv och hållbar arbetsplats.

Rapporten beskriver vad som framkommit vid totalt elva workshoppar med medarbetare och chefer från olika personalkategorier, som fått berätta vad de tycker är viktigt för att LU ska vara en attraktiv och hållbar arbetsplats i ett relativt nära framtidsperspektiv.

– Det som medarbetarna tagit upp, till exempel en bra arbetsmiljö, goda utvecklingsmöjligheter och ett gott ledarskap, har vi satt i relation till aktuell forskning, berättar Cecilia Billgren, projektledare för Framtidens arbetsplats:

– Sedan har vi tittat på vilket arbete inom de olika områdena som redan pågår på universitetsgemensam nivå, både i den löpande verksamheten och i särskilda utvecklingssatsningar, och utifrån detta identifierat sex frågor som vi föreslår rektor att universitetet ska arbeta vidare med.

Ett första övergripande förslag är att universitetet utvecklar vad det innebär att Lunds universitet är ett campusuniversitet. Detta för att skapa en tydlighet så att blivande och nuvarande medarbetare ska veta vad universitet som arbetsgivare står för. I en utvecklad definition av vad det innebär att vara ett campusuniversitet kan till exempel ingå att lyfta det positiva vi uppnår med att vara på campus, samtidigt som vi tar tillvara på möjligheterna med det digitala.

Frågor att jobba vidare med

Projektet föreslår dessutom att universitetet arbetar vidare utifrån följande fem mer konkreta frågor:

1. Ta fram en modell för lokalplanering som kan vara ett stöd för verksamheterna vid lokalförändringar.
2. Arbeta för att öka doktorandernas känsla av tillhörighet och sammanhang.
3. Utveckla de organisatoriska förutsättningarna för chefer.
4. Arbeta för att minska konsekvenserna av byråkratiseringen och den ökade administrativa bördan.
5. Undersöka och arbeta med digitaliseringens påverkan på arbetsmiljön.

Rapporten från delprojektet ”En långsiktigt attraktiv och hållbar arbetsplats” presenterades och diskuterades i Rektors ledningsråd den 25 maj, och det är nu rektor som avgör om och hur LU går vidare med förslagen.

Läs rapporten ”En långsiktigt attraktiv och hållbar arbetsplats” (PDF, 466 kB)

Läs bilagan med resultatet från workshopparna och pågående arbete inom LU (PDF, 429 kB)

Insamling av erfarenheter från ökat distansarbete

Det andra delprojektet inom Framtidens arbetsplats heter ”Den hybrida arbetsplatsen” och pågår till och med december 2022. Det syftar till att samla in erfarenheter från återgången till en mer hybrid arbetsplats med ökat distansarbete och har fokus på teknisk och administrativ personal.

Under november och december håller projektet Framtidens arbetsplats workshoppar för att fånga upp vad både studenter och medarbetare tycker är viktigt för att Lunds universitet ska vara en attraktiv och hållbar arbetsplats i framtiden och hur LU då behöver arbeta med olika frågor. Resultatet från workshopparna kommer vi att ta vidare till LU:s ledning.

På den första workshopen deltog studenter från olika fakulteter. Det blev en kreativ förmiddag med ett stort engagemang från studenterna. Trygg anställning, trivsel och återhämtning var några av de områden som studenterna lyfte som allra viktigast.

Näst på tur att delta i en workshop om LU som framtidens arbetsplats är doktorander. Därefter bjuder vi in ett urval av TA-personal och sedan lärare och annan forskande och undervisande personal.

Vi ser fram emot spännande och givande träffar!

/Cecilia Billgren, projektledare Framtidens arbetsplats

”Framtidens arbetsplats kommer att bli en hybrid av det vi saknat under pandemin och våra nyvunna lärdomar om andra sätt att utföra arbetet.”

Ovan är ett citat från rektor Erik Renström. Han är initiativtagare till projektet ”Framtidens arbetsplats” som syftar till att identifiera och prioritera vilka områden Lunds universitet behöver arbeta med för att utveckla en hållbar och hybrid arbetsplats.

En viktig drivkraft i detta arbete är att universitetet ska vara en attraktiv arbetsgivare i framtiden, en nödvändighet för att vi ska fortsätta rekrytera och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens.

Skälet till att arbetet med Framtidens arbetsplats initierats just i år är coronapandemin som har drivit på en förändring av arbetslivet i en sällan skådad hastighet. En förändring som möjliggjorts av digitaliseringen i samhället, vilken i sig också är en starkt pådrivande faktor i detta arbete.

Den här bloggen ska vara lite som ett skyltfönster för projektet Framtidens arbetsplats. Här kan du läsa mer om projektets olika delar och här finns kontaktuppgifter till projektgruppen. Hör gärna av dig till oss om du vill dela med dig av något som kan vara till nytta i arbetet med Framtidens arbetsplats!

/Cecilia Billgren, projektledare Framtidens arbetsplats